Системне управління бізнесом – процес безперервного вдосконалення. Розповідає Vymex
Будь-який бізнес не може бути ефективним без відповідного управління. Грамотне планування та стратегія, контроль, заздалегідь визначені короткострокові й довгострокові цілі допоможуть вам досягти високих результатів у майбутньому. Про сучасні методи управління процесами та структурування даних ми поговорили з Русланом Юмагуловим, CEO продуктової IT-компанії Vymex.
1) Запуск нового для ринку проєкту: з чого почати? Розкажіть про досвід Vymex: як тестували ідею, MVP, продакт маркет та фіт?
Все круто звучить — це коли вигадуєш ідею і в тебе немає розуміння, як це все будується. Якщо ти досвідчений гравець, вже маєш уявлення про те, що потрібно розробити, як тестувати, які етапи та в якій черговості йдуть. Ми йшли іншим шляхом. Я займався наданням послуг з налаштування систем у компаніях протягом трьох років, з 2018 року, щойно приїхав до Києва. Методом налаштування табличок, структури, використовуючи якийсь софт, комбінували всі процеси на єдиний. У певний момент вибудувався логічний ланцюжок, певний метод, який дозволяє працювати по-іншому. У період з 2018 по 2020 рік ми тестували новий підхід на компаніях: дещо покращували, змінювали, додавали, а щось зовсім прибрали, бо це не працювало. Коли виробили схему використання та комбінування всіх цих ресурсів, ми почали шаблонізувати рішення. Але це було комбінування різного не пов’язаного між собою софту. Коли в команді з’явився математик, він підтвердив наші розрахунки та побудовані методи управління компанією. З цього моменту ми зайнялися розрахунками: яким чином можна реалізувати додаток, скільки це буде коштувати, що до нього має увійти, які дані можемо вмістити. Тож у нас з’явився розрахунок на Vymex. А потім збиралися круті люди, яким була близька ідея, і взялися за формування припущень за своїми напрямками. Тому що продукт — це безліч напрямків: дизайн, розробка, юриспруденція, фінанси. Це всі різні ракурси. Вибирайте фахівців, які допоможуть вам у подальшій реалізації продукту.
2) З якими проблемами в управлінні бізнесом найчастіше стикаються фаундери та СЕО компаній?
З усіма одразу. Найчастіше фаундери припускаються помилок, коли запускають процедуру побудови компанії. Навіть через найменший промах в архітектурі у майбутньому ви витрачатимете зайві ресурси на керування результатами.
Найчастіше помилки виникають:
- при розподілі часток у компанії;
- у питаннях відчуження;
- у питаннях, пов’язаних з розвитком компанії;
- коли неправильно побудовані методи залучення та введення грошей у систему.
Подібні моменти, які власники втрачають на старті, дуже часто гостро виникають перед виходом продукту на ринок, що може “вбити” проєкт. Це відбувається у випадках, коли не враховано різні сценарії розвитку подій. Те, які налаштування ви вкладете в компанію на етапі фундаменту, позначиться на майбутніх ситуаціях. Якщо ви неправильно домовитеся з інвестором — це один ризик. Якщо ви не правильно розподілили частки в компанії — це інший ризик, неправильно оформили частки в компанії — третій ризик. І список таких ризиків може бути нескінченним, де у кожного своя певна вага впливу на результат.
Також можуть виникати проблеми, коли фаундер та СЕО не поділили між собою зони відповідальності. У себе ми називаємо це структурними одиницями. Як тільки ти покладаєш усю відповідальність на одну людину, починаються проблеми, з якими потім довго не можеш розпрощатися.
3) Побудова команди із структурних одиниць: в чому суть?
Ми не будуємо команди із структурних одиниць. Структурними одиницями описуємо бізнес-модель. Для нас команда — це команда, це люди. Люди, яких ви будете залучати до компанії. А структурні одиниці — це нематеріальна складова, що описує бізнес-модель.
Візьмемо приклад математичне рівняння: 10 = 5+4+1, де 10 — компанія, а 5+4+1 — те, як ви її розбиваєте на більш зрозумілі речі. За допомогою структурних одиниць ми розбиваємо компанію на більш зрозумілі речі з певним набором правил. Це дозволяє чітко розуміти, з яких структурних одиниць формуватиметься результат компанії. Спочатку ми описуємо структуру компанії, налаштовуємо її, й лише тоді додаємо до цієї структури людей. І тут не важливо це 1 особа на 50 структурних одиниць або 50 осіб на 2 структурні одиниці. Питання в бізнес-моделі. Але з погляду логіки вони завжди працюють однаково. Тому що структурна одиниця має набір ресурсів, процесів, закладених у неї налаштувань та показників, які віддадуть до компанії належний набір структурованих даних.
Для нас дуже важливо архітектурно правильно розвивати компанію та максимально без стресу додавати до неї нових людей. Це класно дозволяють робити структурні одиниці.
4) Який спосіб є найнадійнішим для компанії, яка хоче захистити свої дані від несумлінних працівників?
Максимально якісний спосіб — це правильно все структурувати. Якщо ви не будете задаватися питанням архітектури побудови даних компанії, в певний момент ви знайдете різні варіанти як відкрити, як закрити, де що видалити.
Я часто чую про ситуації, коли людей звільняють, а доступ до CRM-системи або диску не закривають, і людина спокійно продовжує користуватися інформацією.
В цілому все залежить від того, які процедури звільнення закладені у вашій компанії. Якщо ви правильно структурували процеси в компанії, питання захисту даних буде виникати з мінімальною ймовірністю. У нашій компанії ми використовуємо G-Suite, оскільки інших програм під подібні запити немає. В нас кожна структурна одиниця повторюється папкою на диску: одна папка — одна структурна одиниця, де є певні файли. Ми просто контролюємо доступи до цих папок.
Вберегти дані від копіювання недобросовісними співробітниками, на жаль, неможливо. Можна створити додатковий страх у вигляді документів, але це зазвичай працює лише під час підписання угоди. Головне завдання — правильно поділити результат на маленькі результати. Як тільки ви це зробите, ви вбережете себе від ситуацій з копіюванням даних.
5) Яка методологія управління передбачена у Vymex?
Методологія є продуктом компанії — метод управління за допомогою управління структурними одиницями. Якщо всі результати ви правильно поєднаєте в одну одиницю, то отримаєте результат компанії, тому що структурні одиниці = розподілені за системою результати.
З точки зору математики є загальний результат, який дорівнює виважені результати за структурою нижче. Що таке виважені результати? Кожен результат має вагу. Наприклад, надходження грошей до компанії — це одна вага, надходження заявок у компанію — інша вага, вартість найманого співробітника — третя вага. Це все результати, що формуються компанією. З таких невеликих результатів і складається єдиний результат, який дорівнює 100%, план і факт. Ми не використовуємо чужої методології управління, ми розробили власну, зі своїм набором додатків, який допомагає цим усім управляти. У чому полягає логіка? Якщо ми розуміємо, що компанія — набір структурних одиниць, наше завдання правильно налаштувати структурні одиниці, які створені з метою отримання результату. Маючи розуміння з чого формується невеликий результат компанії, ми можемо зібрати це все в один великий результат компанії. Таким чином, ми просто керуємо результатами структурних одиниць. Структурні одиниці складаються з ресурсів та процесів. Маючи можливість розуміти ресурси та процеси, які формують результат, ми можемо більш точно аналізувати, припускати та впроваджувати зміни, що відбиваються на результаті компанії.
6) Формула успішного IT-бізнесу існує?
Формула успішного бізнесу, безперечно, існує. Але процес виведення цієї формули може бути складним і тривалим. Я не ставив би IT-бізнес в окрему категорію. Є математика, яка показує закономірності побудови результатів, і я спирався б на неї. Результат дорівнює вазі помножено на факт поділено на план — це все про формули. Цю формулу можна розбивати на мікро складові. Все це піддається структуруванню, тому що є набір даних, з яких формуються великі результати.
7) Які нестандартні діджитал інструменти можуть полегшити процес управління компанією за умов віддаленої праці?
За досвідом, кожна компанія на моменті старту будується унікально. Тому виділити єдине рішення, яке дозволить керувати компанією віддалено, неможливо. Кожен ресурс потребує певного набору даних. Якщо розглядати методологію Vymex, це рішення, яке на це націлене. Воно полегшить віддалений доступ та контроль зі смартфону. Це вдвічі зручно, коли під рукою немає ноутбука. Існує набір базового функціоналу, створеного для контролю стандартних речей. Це найм/навчання/звільнення людей, комунікація, файли, завдання, структура, гроші — все те, що є основою будь-якої компанії. Цим віддалено управляти легко. Якщо ми говоримо про керування верстатами на заводі, це інше завдання. Якщо ми говоримо про керування літаком, що також є завданням бізнесу, це третє завдання. Але якщо говорити про базовий функціонал, щоб полегшити роботу при віддаленій роботі — це питання, як налаштовувалося ядро компанії, як воно керується, як віддає дані, чи можна до нього підключитися за допомогою телефону? Тому що всі ERP-системи та подібний софт у телефоні в дуже стислому функціоналі. Тому керувати у віддаленому режимі не вдасться. Те, що робимо ми — це якраз спрощення цього функціоналу, що робить компанію більш мобільною.
