Як запобігти недооцінці проєкту та закрити його з прибутком: поради від CEO Brainlab Studio
Молоді та недосвідчені компанії на самому початку свого шляху роблять помилки, які можуть надалі вплинути на репутацію та втратити клієнтів на довгі роки. Про те, як уникати помилок, вирішувати їх на початкових етапах і бути прибутковими розповідає Анна Корж — Co-founder & CEO Brainlab Studio.
1) Помилки в оцінках — найпоширеніша причина виникнення проблем у проєктах. Які складнощі це може спричинити?
Якими б професіоналами ми не були, інколи все одно можна помилитися. Однією з таких типових помилок є недостатня кількість часу на обговорення функціоналу та завдань проєкту. Найчастіше це трапляється на самому старті проєкту. Ще одна з таких помилок — некомпетентність оцінюючого. Звідси випливають і наступні проблеми: неправильно розрахований час на менеджмент та тестування, розсинхронізація команди та необізнаність клієнта про процес реалізації проєкту.
Важливо правильно оцінити час та вартість роботи над проєктом. Для цього потрібна якісна комунікація проджект-менеджера з командою розробки, а також уміння правильно визначати експертність та компетенції виконавців. Необхідно закласти люфт, якщо розробка якогось функціоналу на певних етапах затягнеться. Щоб усе вищезгадане працювало як годинник, важливо не нехтувати складанням детального ТЗ із клієнтом: зібрати побажання, уточнення, чи необхідні кастомізації якихось функцій, тощо. Обов’язково потрібно вести трекінг на всіх етапах роботи. Крім того, у проджекта має бути прописаний КРІ після завершення проєкту.
2) І недооцінка, і переоцінка проєкту — це погано. Який сценарій все ж таки гірший?
Недооцінити не так страшно, як переоцінити й взагалі не отримати проєкт та клієнта. Коли трапляється недооцінка, є варіанти для лавірування та домовленості з клієнтом: можна поговорити та провести перерахунок, клієнт може бути лояльним. Завжди є варіант, щоб згладити кути, адже у вас уже є клієнт, і проєкт, і гроші, і команда вже працює. Це більш безболісний шлях, ніж просто втратити клієнта, коли ви випадково завищили умови й він пішов від вас. Резюмуючи хочу сказати, що болючіше все-таки переоцінити, ніж недооцінити.
3) Як відбувається процес оцінки проєкту? Які кроки враховувати, коли працюєш з новим клієнтом чи проєктом?
Насправді, все досить індивідуально, але є загальні правила, які можуть допомогти уникнути помилок і не втратити клієнта. Виходячи з досвіду нашої компанії, хочу виділити три важливі кроки:
- Тип проєкту. Якщо заходить типовий проєкт, який ми реалізували багато разів, то менеджер з оцінки попереднього такого проєкту закладає час на розробку на всіх етапах. Якщо у проєкті є новий функціонал, час йде ще й від оцінки розробника.
- Дзвінки. Коли ми озвучили бюджет і клієнт готовий працювати, ми розпочинаємо детальні дзвінки. Перший — оглядовий: за функціоналом, бізнес-завданнями проєкту, структурою, розділами, ключовими функціями, які будуть важливими у цьому проєкті. Може бути і другий оглядовий дзвінок, щоб оцінити вартість та час кожного етапу. Третій дзвінок — детальний, для конкретного опису технічного завдання та оцінки. Іноді до цього дзвінка підключають і розробників.
- Таймінг. Час на розробку кожного етапу ми розраховуємо за допомогою формули: розробник робить список сторінок і функцій й навпроти кожного пункту виставляється години, необхідні для виконання роботи. Вказаний час підсумовується та множиться на півтора. Ця сума за тиждень чистої роботи розробника, але є дзвінки, переговори, затвердження, і це теж займає якийсь час. Завжди має бути люфт і час на менеджмент. Радимо також перед початком зустрічі завжди говорити про чіткий регламент дзвінка, так ви не витрачатимете час на непотрібні розмови.
Регламент — це дійсно важливо, щоб у результаті не потрапити до ситуації, коли робота була неправильно оцінена.
4) Як вимірюються проєкти? Що потрібно показувати клієнту?
Клієнта не хвилюють людиногодини, який ми розраховуємо після складання списку завдань. Клієнт хоче бачити, скільки часу потрібно на реалізацію проєкту, скільки можуть коштувати додаткові роботи, який бюджет на різних етапах роботи та фінальний бюджет.
Якщо ви молода компанія, ось моя порада: постійно фіксуйте час, який кожен працівник витрачає на певні процеси на різних етапах. Ви повинні бачити, скільки людиногодин було витрачено на проєкт. Підсумуйте зарплати кожного, хто бере участь у проєкті, оренду офісу та інші витрати, поділіть на кількість годин, витрачених на проєкт, і отримаєте собівартість години. Це дуже допоможе у майбутньому. Все це легко вести до Excel.
5) Які етапи управління ризиками ви можете виділити?
Якщо коротко, то є три етапи:
- Проводити щотижневі зустрічі з командою, щоб синхронізуватися по всіх процесах та зрозуміти, чи встигаємо ми за термінами або, можливо, потрібні зміни. Це внутрішні процеси, які клієнт не бачить. Завдяки таким зустрічам розуміємо, чи можуть статися критичні моменти і що слід зробити, щоб їх уникнути. Якщо з таймінгом є проблеми, варто попередити клієнта про затримку та повідомити нові терміни.
- При складному проєкті та нестачі спеціалістів ми наймаємо партнерів. Але робити це варто заздалегідь на початкових етапах.
- При роботі з незнайомими підрядниками (інтеграція якогось сервісу до нашого проєкту) ми заздалегідь починаємо з ним переговори, щоб уникнути затримок.
6) Клієнти з різних сфер: рітейл, освітній проєкт та маркетплейс одягу. Чи є специфіка для кожного напряму бізнесу щодо ризиків, оцінці проєктів?
Оцінюючи ризики важлива не сфера, а масштабність проєкту та обсяг роботи. Якщо це простий сайт послуг, в якому не буде інтеграцій, це один вид роботи. Якщо це маркетплейс, ми розуміємо, що буде багато інтеграцій з купою сторонніх сервісів, а це додаткова робота. Специфіку розробки оцінюють дизайнер, розробник та аналітик. Крім того, клієнт повинен бути проінформований про архітектуру проєкту, щоб розуміти, на яких етапах нам знадобиться його взаємодія та допомога.
7) Наскільки потрібно клієнту брати участь у підготовці стратегії та інших етапів?
Все залежить від масштабу проєкту. Ми позиціонуємо себе як експерти та партнери. З клієнтом спілкуємося на початковому етапі співпраці: збираємо побажання, обговорюємо функціонал, формуємо ТЗ, збираємо кошториси та ін. Якщо клієнт пропонує правки які ми вважаємо зайвими, ми коректно приводимо аргументи, оскільки в цьому питанні ми експерти. Якщо це проєкт із складним функціоналом, то іноді важко продумати все від початку і в ході реалізації ми спілкуємося з клієнтом. Якщо це необхідно, то робимо переоцінку частини функціоналу та коригуємо бюджет.
8) Як закрити проєкт, який був неправильно оцінений, із прибутком?
Тут важливою є робота проджект-менеджера або аккаунт-менеджера, які спілкуються з клієнтами. В нашій компанії проджекти мають фінансову мотивацію. Вони в першу чергу повинні розуміти, де можна заощадити час без втрати ефективності, зробити все, щоб розробник проєкту справлявся з оцінками, які були зроблені на початку роботи.
Комунікація всередині команди — це дуже важливо. Також потрібно завжди тримати зв’язок із клієнтами. Бувають випадки, коли потрібно урізати функціонал, деякі функції відкласти на потім і пізніше переоцінити. Якщо постійно бути в контакті з клієнтом та вміти лояльно домовлятися — це завжди win-win для обох сторін
